Desde hace doce años, en CODEC venimos asistiendo a empresas en la implantación de Sistemas de Calidad, usando entre otros modelos las normas ISO 9000. Paralelamente, hemos desarrollado nuevas metodologías aplicadas a la capacitación y al trabajo en equipo por medios virtuales.

De la conjunción de esas experiencias nació la que es hoy la forma más avanzada de consultoría y trabajo colaborativo, que aplicamos especialmente a la implantación de Sistemas de Calidad bajo norma ISO 9000, actualmente en su versión 2000.

Con ella hemos resuelto muchos de los problemas típicos de este tipo de implantación:

• La escasa disponibilidad de tiempo para reuniones que tienen los ejecutivos de las empresas.
• Las dificultades para cumplir programas de trabajo preestablecidos, debidas a las contingencias cotidianas.
• El escaso rendimiento del tiempo de trabajo de los consultores, debido a los viajes y las esperas improductivas.
• La intermitencia en el servicio de apoyo de los consultores.

• Reduce substancialmente los costos.
• Reduce notablemente los plazos de implementación.
• No genera presiones innecesarias sobre las personas que participan en la implantación.

• La orientación y asistencia de expertos en determinados temas, con un propósito específico (por ejemplo, implantar un Sistema de Calidad).
• La transferencia de conocimientos.

• El uso de recursos informáticos de última generación, que posibilitan un fuerte apoyo de los consultores a las personas de la empresa y una intensa colaboración entre ellas, reduciendo al mínimo la necesidad de presencia física de los consultores en las instalaciones de la empresa.
• El uso de ambientes virtuales de colaboración, que posibilitan que empresas de regiones geográficas muy distintas compartan experiencias y conocimientos, con el consiguiente efecto de aprendizaje compartido y de aceleración en los procesos de implantación.
• La aplicación de técnicas avanzadas de capacitación a distancia, para la formación progresiva y continua del personal que participa en los proyectos.
• La aplicación de técnicas que permiten seguir dando soporte a la empresa a muy bajo costo, una vez terminados los proyectos, para mantener en operación y actualizar los sistemas implantados.

• Asistencia individual a cada empresa.
• Colaboración entre empresas.

Nuestra vasta experiencia en el campo de los Sistemas de Calidad nos ha permitido dividir a las actividades típicas de los proyectos de consultoría en cuatro grupos:

• Aquellas en las que es esencial, inevitable, el contacto personal. En un proyecto típico de implantación de un sistema basado en las normas ISO 9000 abarcan solamente un 10% del tiempo total de trabajo de los consultores.
• Las que se pueden hacer con contacto a través de medios virtuales. Incluyen la capacitación del personal de conducción. Abarcan un 60% del tiempo típico de los proyectos convencionales.
• Las que se pueden basar en auto-instrucción y auto-ayuda, apoyadas en elementos adecuadamente preparados. En ellas no se requiere establecer contacto entre el personal de la empresa y los consultores. Abarcan un 20% del tiempo típico de los proyectos convencionales.
• Las que se basan en el intercambio de experiencias entre empresas que están desarrollando proyectos similares.

• Reducir al mínimo posible el uso del tiempo de los consultores, para minimizar costos.
• Eliminar todos los viajes innecesarios.
• Lograr un aprovechamiento máximo del tiempo del personal de la empresa.
• Posibilitar que cada persona de la empresa realice las tareas correspondientes al proyecto en el momento que le resulte más conveniente, y no esté condicionada por la programación del trabajo de los consultores.

Generalmente, el proyecto es conducido por un Consultor Senior, que al comienzo del mismo visita a la empresa para evaluar la situación, definir el plan y programa del proyecto y realizar una serie de tareas que requieren su presencia.

Luego, la casi totalidad de las actividades que siguen se llevan a cabo sin que sea necesario que el consultor visite la empresa. El contacto se realiza a través de Internet (por correo electrónico, foros, chats, video y audio conferencias, etc.) en ambientes virtuales cerrados. Además del consultor, interviene un equipo de soporte técnico y operativo, para facilitar la realización de todas las actividades.

Durante ese período se mantiene un diálogo continuo entre el personal de la empresa y el equipo de apoyo.

En una etapa próxima a la finalización del proyecto, el consultor, o un auditor, visita a la empresa y evalúa la situación real, comparándola con lo que se trasluce de la información intercambiada durante las etapas previas. Recomienda los ajustes finales, colabora en la definición de un plan de acción y termina su intervención presencial.

Para participar en este tipo de proyecto se emplean recursos informáticos casi estándares, de muy bajo costo. Comprenden:

• Una computadora Pentium con 32 Mb RAM, placa de sonido y módem (velocidad de transferencia mayor de 33600 baudios).
• Parlantes y micrófono.
• Impresora.
• Conexión a Internet, con capacidad de transferencia estándar de 33,6 Kbps y mínima de 20 Kbps.

• Si se desea transmitir video, una cámara para computadora.
• Si se desea enviar imágenes digitales: un scanner.

Dado que se emplean recursos convencionales de Internet, el conocimiento mínimo requerido es el mismo necesario para poder navegar por esa red.

Los sencillos conocimientos adicionales son suministrados por CODEC como parte del proceso de consultoría. Los referidos a capacitación a distancia se complementan con el soporte técnico y operativo de la Distance Educational Network, organización especialista en este campo.

• Tamaño: grandes, medianas o pequeñas.
• Ramo: industria o servicios, privada o pública.
• Dispersión geográfica: concentradas o dispersas.
• Localización: preferiblemente en Latinoamérica. El consultor responsable del proyecto debe hacer una visita a la empresa al comenzar el proyecto, y una en la etapa final.

• Reducción muy substancial de costos. Al minimizarse la cantidad de viajes, estadías, tiempos perdidos, etc., se aprovecha íntegramente el tiempo de los consultores y del personal de la empresa. Ello permite operar a costos mucho menores que los típicos de la consultoría convencional (en la mayoría de los casos, la reducción de costos de consultoría es mayor del 50%).
  
  
• Máximo aprovechamiento del tiempo de los ejecutivos de la empresa. Al no tenerse que ajustar a programas de reuniones condicionados por los tiempos de permanencia de los consultores pueden administrar más libremente su tiempo de participación en el proyecto.
  
  
• Aceleración del proyecto. Dado que la programación de las actividades es sumamente flexible, se puede amoldar perfectamente a las posibilidades de la empresa, con lo que se logra un aprovechamiento íntegro de los tiempos disponibles, con la consecuente reducción en el lapso de desarrollo del proyecto.
  
  
• Posibilidad de extender más ampliamente los efectos del proyecto dentro de la organización. Se puede capacitar en forma simultánea a más personas que las que intervienen en proyectos de consultoría convencional.
  
  
• Seguimiento más estrecho de las actividades, compartido entre la empresa y los consultores. El proyecto está activo todo el tiempo, y no solamente cuando los consultores concurren a la empresa. Ese es otro factor que contribuye a la reducción de la duración del proyecto.
  
  
• Posibilidad de efectuar el seguimiento desde fuera de la empresa. Si los directivos desean saber en qué situación se encuentra el proyecto, desde un lugar alejado de las oficinas de la empresa y en cualquier horario, pueden informarse en forma inmediata.
  
  
• Facilidad para el aprendizaje a través del intercambio de experiencias con otros empresarios.
  
  
• Un efecto colateral, muy importante en la actualidad, es que en la empresa se asimila el conocimiento necesario para participar en actividades de negocios a través de Internet (e-business), lo que le facilita la aplicación de las prácticas empresariales más modernas.